Intervista con Gloria Paoloni , 28 anni: “Vi spiego che significa essere un’assistente e consulente virtuale ”

Intervista con Gloria Paoloni , 28 anni: “Vi spiego che significa essere un’assistente e consulente virtuale ”

Gloria Paoloni – 28 anni di Ascoli Piceno – laureata in giurisprudenza – assistente e consulente virtuale – ideatrice del progetto egloconsulenza.it, sito nato con l’intento di offrire lavori e servizi da remoto per poter lavorare ovunque e con chiunque.

 

Quali sono state le riflessioni che ti hanno spinto a testare e a seguire le opportunità che riserva il lavoro da remoto? Cosa ti ha davvero convinto a perseguire questa strada?

Direi che è stata sia una necessità professionale sia personale. Uno degli aspetti che più mi ha spinto a lavorare da remoto è che mi sentivo troppo vincolata a un lavoro d’ufficio, da una parte perché avvertivo l’esigenza di far conoscere il mio lavoro a 360°, dall’altra per lavorare libera, con solo un computer e una connessione wifi, al massimo con uno scanner portatile e uno smartphone.

Inoltre, per me l’aspetto positivo nel lavoro da remoto sta nella possibilità di poter gestire più clienti, avere una missione diversificata sulle tipologie di lavoro, e anche un alto livello di gratificazione che va al di là delle otto ore lavorative in ufficio!

Lo stimolo è arrivato a New York dove ero per un viaggio di piacere, più precisamente in uno Starbucks dove ho visto per la prima volta tanti giovani lavorare tranquillamente al pc sorseggiando una tazza di caffé. Lì mi sono resa conto che il benessere delle piccole cose ti può portare a essere produttivi ovunque. Così ho immaginato di replicare l’esperienza in Italia: al ritorno ho cominciato a lavorare innanzitutto sull’idea di una mission interessante nel mondo digitale e ho continuato a formarmi comunque nel settore della comunicazione virtuale. Il lavoro da ufficio si svolge in un contesto diverso rispetto al virtuale, basti pensare semplicemente a un passaggio documenti, a un calendario condiviso col proprio cliente, modalità di cui ero acerba e dovevo assolutamente rimediare.

 

Ci racconti il tuo percorso formativo? Hai dovuto implementare aspetti necessari al remote working e che ti mancavano? Se sì, quali? Hai seguito corsi in presenza o una formazione a distanza?

Durante il periodo universitario, i canonici cinque anni del ciclo unico di giurisprudenza, oltre a studiare ho collaborato contemporaneamente con agenzie di comunicazione per ampliare il mio bagaglio culturale e formativo. In questo modo ho potuto acquisire anche una formazione amministrativa, infatti il mio progetto nasce dall’idea di offrire due tipologie di servizi, quello legato all’assistenza virtuale di segreteria, come pratiche, comunicazione, ufficio stampa, l’organizzazione agenda e viaggi e poi quello legato a una consulenza dal punto di vista legale basata sulla mia professionalità giuridica. Dopo i cinque anni ho seguito un master di secondo livello come professionista legale e nel frattempo ho lavorato in studi professionali e mi sono interessata a migliorare la mia competenza nell’assistenza legale (redazione contratti, accordi, transazioni) presso un’azienda che opera nel campo informatico: quindi contratti web, marchio, marketing, comunicazione online che mi hanno permesso di capire che avevo un bagaglio da poter investire professionalmente da remoto.

Ho comunque seguito dei corsi online, alcuni gratuiti altri a pagamento: quello più accreditato è quello di Mary Tomasso, corso molto utile perché ti fornisce basi a livello organizzativo tuttavia rimango dell’idea che per lavorare da remoto ci sia prima necessità di un percorso in un’azienda o in uno studio professionale per portare l’attività lavorativa a te e procedere autonomamente da remoto.

 

Sono stati utili gli studi che hai fatto?

Alla base del mio percorso c’è un’esperienza acquisita in studi legali e professionali, oltre che in azienda del settore della comunicazione! Il percorso universitario e professionale sono dunque serviti davvero tanto per avviare un lavoro da remoto, anche perché sono convinta che una prima formazione è necessaria prima di improvvisarsi lavoratore da remoto e questo perché è ancora necessario combattere lo scetticismo sul remote working, come controllare il lavoratore mentre è all’opera. Ci sono diverse modalità per calcolare le ore e i minuti effettivi di lavoro, per esempio io utilizzo Toggl che è una piattaforma gratuita che mi consente di condividere con un cliente un progetto online, visibile da me e dal cliente per monitorare i minuti effettivi di lavoro.

 

 

Come hai creato la tua immagine professionale in rete, quali sono stati i passaggi? E quali gli strumenti principali?

L’ho creata grazie al mio progetto, il sito egloconsulenza.it, che nasce dall’unione di tre parole: consulenza è l’attività che propongo, glo deriva dal mio nome e la e iniziale rappresenta una sorta di metafora dell’e-commerce, termine che ormai è entrato appieno nel mondo digitale, e come l’e-commerce anch’io voglio essere pane quotidiano per i professionisti che lavorano sul web. Il progetto è gestito interamente da me a livello organizzativo, capita a volte ci sia la necessità di collaborazioni esterne, ma il rapporto iniziale con il cliente lo gestisco sempre io. Questo perché credo necessaria la soddisfazione da entrambe le parti: tu cliente hai un problema e io consulente ho la soluzione, insieme troviamo quella migliore possibile. Insomma, il mio lavoro è una vera e propria missione.

 

Come hai trovato le persone giuste a cui rivolgerti? Come sei riuscita a entrare in contatto con i primi clienti?

Non mi sono portata via nessun contatto legato alle aziende o agli studi professionali dove ho lavorato, perché volevo dare al progetto una mia impronta personale, affrontando anche tutte le difficoltà del caso. Ho fatto e faccio molta attività di marketing online, pubblicizzo sui social (Facebook, LinkedIn) e questo mi ha permesso nel tempo di entrare in contatto con la mia nicchia di mercato. Se all’inizio, però, pensavo di riuscire a lavorare esclusivamente con studi professionali, la clientela si è estesa a settori che mai avrei pensato, come per esempio ristoratori.

Ho vissuto anche il cosiddetto rovescio della medaglia: un giorno su Facebook mi tagga una mia cliente a un post esterno, dove vedo il mio volto, ma senza nome e cognome, solo con la dicitura assistente virtuale… nei commenti si è aperta una discussione sui servizi offerti e per fortuna la mia cliente ha garantito per me e per la mia professionalità, definendo un fake il contatto da cui era partito il post! Ignoro ancora oggi l’identità del contatto, ma racconto questo per dire che la web reputation è fondamentale, è importante quello che vai a postare online, perché una mossa sbagliata potrebbe compromettere la tua reputazione e quindi il tuo lavoro.

Per entrare in contatto con nuovi clienti, invio sempre una piccola lettera di presentazione facendo rifermento alla mia attività e alle diverse tipologie di servizio che posso offrire! Non accetto qualsiasi lavoro, valuto anch’io il profilo LinkedIn di chi mi contatta (tra l’altro LinkedIn offre la possibilità di recensire aziende e professionisti) e a me una volta è capitato di imbattermi in una recensione negativa e non ho accettato il cliente visto che un professionista aveva recensito negativamente l’azienda, e per noi lavoratori da remoto la reputazione online è fondamentale anche perché è importante avere la certezza che il lavoro ti venga pagato.

 

Esatto, stai anticipando una delle domande che avevo in mente! Come riesci a tutelare il tuo lavoro? Firmi un contratto con tutti i clienti?

Il bello di aver studiato giurisprudenza! Quando chiudo un accordo, accettato il preventivo, c’è la stesura di un contratto e prerogativa è chiedere sempre un anticipo (rispetto alla durata del rapporto lavorativo) e poi alla fine si procede con il saldo, oppure l’importo è totalmente anticipato. Sono una persona molto precisa e meticolosa nel lavoro, già dall’inizio capisci l’empatia che si può creare con un cliente! La professionalità paga! Per fortuna, alla richiesta di pagamento anticipato, non ho mai avuto problemi!

Di solito faccio una consulenza iniziale, come contatto telefonico o videochiamata per individuare gli obiettivi da raggiungere, poi redigo un preventivo, infine il contratto di servizio, anche perché occorre garantire la tutela della privacy, dei dati sensibili, e non per ultime le modalità di retribuzione. Sul sito del progetto trovi una sezione specifica per questo aspetto!

 

 

Se i lettori della rubrica Thinkaway volessero intraprendere un percorso simile al tuo, quali sono gli step che consigli? Quali sono a tuo avviso gli errori da evitare?

La professionalità innanzitutto! E a mio avviso, l’unico vero errore da evitare è quello di non dare importanza alla propria immagine online, bisogna curarla con attenzione e costantemente! La web reputation è fondamentale, come dicevamo prima!

Per chi volesse, invece, approcciarsi all’assistenza virtuale consiglierei di definire e seguire una propria missione, trovare un proprio spazio senza fare inutili copia e incolla, bisogna puntare su quello che si sa realmente fare e un po’ alla volta i clienti arriveranno!